Pemohon membuat permohonan tertulis yang ditujukan langsung kepada Rektor Universitas Andalas c/q Wakil Rektor I dan diketahui oleh Dekan dilampiri :

1. Surat Keterangan Aktif / Terdaftar dari tempat pendidikan yang bersangkutan

2. Surat Tugas Belajar/ Izin Belajar dari Universitas Andalas;

3. Surat Undangan Kolokium, Seminar, Ujian Tertutup dan Ujian Terbuka;

4. Surat Pernyataan bermaterai tidak menerima bantuan dari manapun yang diketahui oleh Dekan;

5. Berita acara seminar

6. SPPD dosen tamu (dapat diminta ke Sekretariat Wakil Rektor I)

7. Surat Tugas Dosen tamu dari instansi asal

8. Tiket pesawat dan boardingpass

9. Bukti pembayaran penginapan

10. Fotocopy tabungan Bank Nagari