Pemohon membuat permohonan tertulis yang ditujukan langsung kepada Rektor Universitas Andalas c/q Wakil Rektor I dan diketahui oleh Dekan

1.     Diutamakan yang telah memiliki MoU dengan mitra PT-LN

2.    Profesor dan/atau minimal bergelar doctor dengan melampirkan foto copy ijazah doktor;

3.    Memperoleh ijin dari pimpinan perguruan tinggi; 

4.    Mempunyai undangan (invitation letter, letter of acceptance) dari perguruan tinggi atau institusi penelitian luar negeri yang dituju; 

5.    Tidak pernah mengikuti kegiatan Sabatikal dalam 3 (tiga) tahun terakhir; 

6.    Minimal telah 2 tahun menyelesaikan pendidikan doctor

7.    Mempunyai program kerja yang akan dilakukan; 

8.    Mempunyai surat pernyataan berkondisi sehat dari rumahsakit; 

9.    Mempunyai kemampuan dan kompetensi dalam bidang keilmuannya; 

10. Mampu berkomunikasi lisan maupun tulisan dalam bahasa Inggris, dan akan lebih baik lagi jika menguasai bahasa yang sesuai dengan bahasa yang digunakan di Negara tujuan; 

11.   Khusus bagi mereka lulusan doctor dalam negeri, mempunyai kemampuan Bahasa Inggris setara dengan skor TOEFL 500 atau IELTS 5.5; 

12.  Calon peserta tidak sedang menduduki jabatan struktural (hingga pejabat tingkat Departemen/Jurusan);

13.Undangan dari tempat penyelenggara dan pernyataan bahwa biaya penelitian ditanggung oleh perguruan tinggi tempat dilaksanakannya program sabatikal ini;

14.  Membuat Surat Pernyataan diatas materai yang disetujui oleh Dekan yang menyatakan bahwa Sabatikal yang diikuti merupakan pengembangan keilmuan terbaru dengan output publikasi pada jurnal bereputasi;

15.  Surat Pernyataan tidak akan meninggalkan tugas lebih dari 3 bulan;

16.  Surat Pernyataan bermaterai tidak menerima bantuan dari manapun yang diketahui oleh Dekan;

17.  Melengkapi semua persyaratan keuangan sesuai dengan ketentuan yang berlaku;

18. SPPD (dapat diminta ke Sekretariat Wakil Rektor I)

19. Untuk Sabatikal dilengkapi dengan surat Izin Perjalanan Luar Negeri dari Setneg.